請款單怎麼寫？格式範例、必填欄位與發票差異

本文所說的請款單，是接案者、工作室或服務廠商提供給客戶的付款通知文件，用來整理本次請款的原因、項目、金額和付款方式。它常出現在服務交付、階段成果完成，或合約約定的付款節點。

請款單也可能指公司內部員工申請費用核銷的表單；本文聚焦在供應商向客戶收取商品或服務款項的情境。實際何時請款、要附哪些驗收或交付資料，應先依雙方合約與客戶的付款流程確認。

這幾種文件可能都會出現金額，但用途和使用時點不同：

• 報價單：合作開始前列出預計提供的項目、價格與付款條件，供雙方確認交易內容。
• 請款單：依已完成的工作或約定付款節點，通知客戶本次應支付的款項。
• 統一發票：營業人依適用規定開立的銷售憑證；請款單不能取代統一發票。財政部說明，銷售貨物或勞務應依開立銷售憑證時限表辦理，具體時點須按交易類型判斷。
• 收據：用來記錄款項已收取；尚未收到款項時，不應把請款通知當作收款證明。

格式可依客戶要求調整，寄出前通常要讓對方能辨識案件、核對金額，並知道何時及如何付款。建議檢查以下資料：

• 請款方與付款方名稱、聯絡資料，以及客戶要求的統編或地址。
• 請款單編號、請款日期、專案或合約名稱，並註明相關報價單或訂單編號。
• 本次請款的服務項目、數量、單價、小計、折扣、適用稅額與合計。
• 付款期限、匯款方式、銀行與帳戶資訊。若客戶採月結或需先驗收，也要確認起算日和所需附件。
• 若為訂金或尾款，標明款項期別、合約總額、實際已收金額、本次請款金額，以及交付或驗收依據。

假設一個服務案未稅金額為 NT$100,000，範例假設該交易適用 5% 營業稅，含稅總額為 NT$105,000。若已實際收到 NT$52,500 訂金，尾款請款時可列出合約總額、已收訂金扣抵 NT$52,500，以及本次應付尾款 NT$52,500，並註明尾款對應的交付或驗收節點。這只是金額呈現範例；稅額與憑證處理須依實際交易及適用規定確認。

扣抵金額要以實際收款紀錄為準，不要只用訂金比例重新推算。若有追加項目、折讓、保留款或多次部分請款，也要逐項列明依據與計算方式，讓客戶可以對回原合約和先前付款。

送出前花一點時間逐項核對，可減少客戶退件或往返確認：

• 請款對象、案件名稱和參照的報價單／合約編號正確。
• 品項、稅額、已收款扣抵與本次應付金額都能對回約定和收款紀錄。
• 付款期限與起算條件清楚，匯款帳戶資料正確。
• 客戶要求的驗收紀錄、交付證明、採購單或其他附件都已備妥。
• 依適用規定處理統一發票等銷售憑證；請款文件本身不等於發票。

在 WayQuote 建立文件時選擇「請款單」，即可使用請款單標題、請款日期與付款截止日，並沿用品項明細和金額結算區輸出 A4 PDF。現階段金額區依整份明細計算總額，適合整筆請款；已收訂金扣抵、分期進度款與各期累計金額仍需自行核對並在文件備註中說明。

建立前先確認客戶的請款格式與憑證要求，並在 PDF 中寫清付款期限和款項用途。若要請尾款，請確認扣抵的是實際收到的款項，並將本次應付金額清楚列出。